La primera reacción no debería ser enviar documentos inmediatamente. Antes es necesario comprender el requerimiento, organizar responsables y revisar la consistencia de la información.
1. Identificar alcance y plazos
Revisa el tipo de comunicación, periodos, tributos, documentación solicitada y fecha máxima de atención.
2. Nombrar un responsable
Centralizar la coordinación evita respuestas duplicadas, documentos contradictorios o entregas sin revisión previa.
3. Reconciliar la información
Compara declaraciones, libros, registros, comprobantes, contratos y contabilidad antes de preparar la respuesta.
4. Documentar las explicaciones
Las diferencias o situaciones particulares deben sustentarse con evidencia y una explicación coherente.
5. Preparar un expediente ordenado
Organiza la información según cada punto solicitado y conserva una copia exacta de lo presentado.
Este artículo es general y no sustituye la revisión del documento recibido ni de las circunstancias de la empresa.